Out of Office instellen in Outlook

Wil je een out of office instellen in Outlook voor je vakantie, vrije dag of andere afwezigheid? Met automatische antwoorden laat je mensen die je mailen weten dat je tijdelijk niet bereikbaar bent. Je kunt daarbij zelf bepalen wanneer het automatische antwoord begint en eindigt en welk bericht iemand ontvangt.

Waar je deze functie vindt, hangt af van de versie van Outlook die je gebruikt. In de nieuwe Outlook vind je de instelling op een andere plek dan in de klassieke versie. Hieronder leggen we beide manieren stap voor stap uit.

Out of office instellen in de nieuwe Outlook

Gebruik je de nieuwe Outlook voor Windows? Dan kun je je automatische antwoord via de instellingen aanzetten. Je kunt direct een periode instellen, zodat je niet hoeft te onthouden dat je de out of office na je vakantie weer moet uitschakelen.

Stap 1: open de instellingen

Open Outlook en klik rechtsboven op Instellingen. Je herkent deze knop aan het tandwiel.

Stap 2: ga naar Automatische antwoorden

Klik binnen de instellingen op Accounts en kies vervolgens Automatische antwoorden.

Je komt nu op de pagina waar je het afwezigheidsbericht kunt instellen.

Stap 3: zet Automatische antwoorden aan

Zet de schakelaar bij Automatische antwoorden aan.

Het is verstandig om ook aan te geven in welke periode je afwezig bent. Schakel hiervoor de optie in om antwoorden alleen gedurende een bepaalde periode te verzenden.

Vul vervolgens de begin- en einddatum en de gewenste tijden in.

Ga je bijvoorbeeld van vrijdag 18 september om 17.00 uur met vakantie en ben je maandag 28 september weer aanwezig? Dan kun je het automatische antwoord vrijdagmiddag laten beginnen en maandagochtend laten stoppen.

Zo hoef je de functie bij terugkomst niet zelf uit te schakelen.

Stap 4: schrijf je out of office bericht

Vul vervolgens het bericht in dat mensen tijdens je afwezigheid moeten ontvangen.

Houd het vooral duidelijk. Vermeld wanneer je weer bereikbaar bent en eventueel bij wie iemand terechtkan voor dringende zaken.

Bijvoorbeeld:

Bedankt voor je bericht. Ik ben momenteel afwezig en vanaf maandag 28 september weer bereikbaar. Tijdens mijn afwezigheid lees ik mijn e-mail beperkt. Voor dringende vragen kun je contact opnemen met [naam] via [e-mailadres].

Je hoeft niet uitgebreid uit te leggen waarom je afwezig bent. Voor de afzender is vooral belangrijk wanneer een reactie kan worden verwacht.

Stap 5: bepaal wie het automatische antwoord ontvangt

Bij een zakelijk account kun je onderscheid maken tussen mensen binnen en buiten je organisatie.

Wil je dat bijvoorbeeld ook klanten en leveranciers je out of office ontvangen? Zorg dan dat automatische antwoorden naar personen buiten je organisatie zijn ingeschakeld.

Je kunt voor externe contacten eventueel een ander bericht gebruiken dan voor collega’s.

Controleer alles nog één keer en klik op Opslaan.

Je out of office staat nu ingesteld.

Out of office instellen in de klassieke Outlook

Zie je de bovenstaande instellingen niet? Dan gebruik je mogelijk nog de klassieke versie van Outlook voor Windows.

Daar werkt het net even anders.

Open Outlook en klik linksboven op Bestand. Kies vervolgens Automatische antwoorden.

Selecteer vervolgens Automatische antwoorden verzenden.

Je kunt hier ook aangeven dat de antwoorden alleen gedurende een bepaalde periode moeten worden verstuurd. Stel de begin- en eindtijd in en schrijf vervolgens je afwezigheidsbericht.

Bij een zakelijk account zie je mogelijk aparte tabbladen voor Binnen mijn organisatie en Buiten mijn organisatie. Hierdoor kun je collega’s een ander bericht sturen dan klanten of andere externe contacten.

Klik na het instellen op OK.

Zie je onder Bestand helemaal geen knop voor Automatische antwoorden? Verderop leggen we uit wat daarvan de oorzaak kan zijn.

Out of office instellen via Outlook.com

Je hoeft Outlook niet per se op je computer geïnstalleerd te hebben. Je kunt een automatisch antwoord ook via de webversie instellen.

Open Outlook in je browser en log in op het juiste account.

Ga vervolgens naar:

Instellingen → Accounts → Automatische antwoorden

Zet Automatische antwoorden aan en stel eventueel een begin- en eindtijd in. Schrijf daarna je bericht en bepaal of het automatische antwoord ook naar personen buiten je organisatie moet worden gestuurd.

De webversie heeft bij bepaalde accounts nog een paar handige mogelijkheden. Je kunt tijdens je afwezigheid bijvoorbeeld je agenda blokkeren en nieuwe uitnodigingen voor afspraken automatisch weigeren.

Dat kan handig zijn als je een week op vakantie bent en wilt voorkomen dat collega’s in die periode nieuwe afspraken in je agenda zetten.

Wat zet je in een goed out of office bericht?

Een goed automatisch antwoord hoeft niet lang te zijn.

In de meeste situaties zijn vier dingen voldoende:

• dat je momenteel niet bereikbaar bent;
• wanneer je weer aanwezig bent;
• of je tijdens je afwezigheid e-mail leest;
• bij wie iemand eventueel terechtkan voor dringende zaken.

Wat je precies schrijft, hangt af van de situatie.

Voorbeeld voor vakantie

Bedankt voor je bericht. Van 21 tot en met 30 september ben ik afwezig vanwege vakantie. In deze periode lees ik mijn e-mail niet. Vanaf 1 oktober ben ik weer bereikbaar. Voor dringende zaken kun je contact opnemen met [naam] via [e-mailadres].

Voorbeeld voor één vrije dag

Bedankt voor je bericht. Vandaag ben ik niet aanwezig. Morgen ben ik weer bereikbaar en zal ik je e-mail zo snel mogelijk beantwoorden.

Voorbeeld in het Engels

Thank you for your email. I am currently out of the office and will return on September 28. During this period, I will have limited access to my email. For urgent matters, please contact [name] at [email address].

Pas het bericht altijd aan op je eigen situatie. Schrijf bijvoorbeeld niet dat je e-mail helemaal niet wordt gelezen als je van plan bent iedere ochtend je inbox te controleren.

Out of office naar mensen buiten je organisatie

Bij een zakelijk Microsoft-account kun je automatische antwoorden ook naar mensen buiten je organisatie sturen. Dit zijn bijvoorbeeld klanten, leveranciers en andere externe contacten.

Denk hier wel even over na.

Wanneer je automatische antwoorden naar iedereen buiten de organisatie laat versturen, kunnen ook nieuwsbrieven, reclameberichten en ongewenste e-mails een automatisch antwoord krijgen.

Microsoft geeft daarom de mogelijkheid om automatische antwoorden alleen naar externe personen in je contactenlijst te sturen.

Voor een bedrijf kan dat soms de veiligere keuze zijn. Verwacht je tijdens je vakantie juist veel e-mails van potentiële klanten die nog niet in je contacten staan? Dan kan het wel logisch zijn om het antwoord naar alle externe afzenders te sturen.

Geen knop voor Automatische antwoorden in Outlook?

Kun je Automatische antwoorden nergens vinden? Dat hoeft niet te betekenen dat je iets verkeerd doet.

De ingebouwde functie voor automatische antwoorden wordt niet door ieder type e-mailaccount ondersteund. Dit kan bijvoorbeeld voorkomen bij Gmail, Yahoo en andere accounts die via POP of IMAP in de klassieke Outlook zijn toegevoegd.

Je kunt in de klassieke Outlook dan eventueel een regel maken die automatisch op binnenkomende berichten reageert.

Daarvoor moet je eerst een e-mailsjabloon met je afwezigheidsbericht maken. Vervolgens maak je via Regels en waarschuwingen een regel die dat sjabloon als antwoord gebruikt.

Er zit wel een belangrijk nadeel aan deze oplossing: Outlook moet geopend blijven terwijl je afwezig bent. Sluit je Outlook of zet je de computer uit, dan kan de regel het automatische antwoord niet versturen.

Controleer bij Gmail en andere externe mailproviders daarom ook of je het automatische antwoord rechtstreeks bij de betreffende mailprovider kunt instellen. Dat is vaak praktischer dan je computer tijdens je hele vakantie aan laten staan.

Hoe vaak ontvangt iemand je automatische antwoord?

Een out of office is niet bedoeld om iemand bij iedere nieuwe e-mail opnieuw hetzelfde bericht te sturen.

Outlook stuurt tijdens de periode waarin je automatische antwoorden actief zijn in principe eenmaal een aangepast automatisch antwoord naar iemand die je mailt.

Je hoeft dus niet bang te zijn dat een collega die je tijdens je vakantie vijf berichten stuurt ook vijf keer hetzelfde afwezigheidsbericht van je ontvangt.

Out of office in Outlook uitschakelen

Heb je bij het instellen een begin- en eindtijd gekozen? Dan stopt Outlook automatisch met het versturen van het afwezigheidsbericht wanneer de ingestelde periode voorbij is.

Heb je geen eindtijd ingesteld, dan blijft de functie actief totdat je deze zelf uitzet.

Ga in de nieuwe Outlook of webversie opnieuw naar:

Instellingen → Accounts → Automatische antwoorden

Zet de schakelaar vervolgens uit.

In de klassieke Outlook verschijnt tijdens een actief automatisch antwoord een melding onder het lint. Via Uitschakelen kun je het afwezigheidsbericht stoppen.

Controleer je out of office voordat je vertrekt

Een kleine controle kan vervelende situaties voorkomen. Kijk voordat je op vakantie gaat nog even naar de ingestelde begin- en einddatum en controleer of het bericht geen oude gegevens bevat.

Let vooral op de datum waarop je terug bent en de gegevens van een collega die je als contactpersoon noemt.

Twijfel je of alles goed staat? Stuur vanaf een ander e-mailadres een testmail naar jezelf. Zo kun je controleren welk automatisch antwoord externe afzenders daadwerkelijk ontvangen.

Daarna kan Outlook dicht en de laptop in de tas. Dat is uiteindelijk het hele idee van een out of office.