Voorbeeld KVK-uittreksel: zo ziet het document eruit

Een KVK-uittreksel is een overzicht van de gegevens die op het moment van opvragen over een bedrijf of organisatie in het Handelsregister staan. Je ziet er onder andere de bedrijfsnaam, rechtsvorm, onderneming, vestiging en in veel gevallen de functionarissen en tekenbevoegdheid op.

Hoe een KVK-uittreksel precies is opgebouwd, hangt af van de rechtsvorm en situatie van het bedrijf. Een uittreksel van een eenmanszaak bevat daarom andere onderdelen dan dat van bijvoorbeeld een bv.

Voorbeeld van een KVK-uittreksel

Onderstaand voorbeeld gebruikt volledig fictieve gegevens. Het laat zien hoe de belangrijkste onderdelen van een uittreksel kunnen zijn opgebouwd.

Dit is een vereenvoudigd voorbeeld en geen officieel KVK-document. Welke gegevens daadwerkelijk op een uittreksel staan, verschilt per rechtsvorm en inschrijving.

Welke onderdelen staan op een KVK-uittreksel?

Een uittreksel kan uit meerdere blokken bestaan. Welke blokken je ziet, hangt onder andere af van de rechtsvorm van de onderneming.

Bij een bv of nv kun je bijvoorbeeld onderdelen tegenkomen voor de rechtspersoon, onderneming en hoofdvestiging. Daarnaast kunnen gegevens over aandeelhouders en bestuurders worden weergegeven wanneer die voor de betreffende inschrijving van toepassing zijn.

KVK geeft zelf aan dat de inhoud per type bedrijf en rechtsvorm verschilt.

1. Gegevens van de rechtspersoon

Bij een rechtspersoon, zoals een bv, staat een apart onderdeel met informatie over de rechtspersoon. Hier kunnen bijvoorbeeld de rechtsvorm, statutaire naam, statutaire zetel en oprichtingsgegevens staan.

Ook het RSIN kan bij rechtspersonen op het uittreksel voorkomen. Dit nummer moet niet worden verward met het KVK-nummer van de onderneming.

2. Gegevens van de onderneming

Het onderdeel onderneming vertelt meer over de bedrijfsactiviteiten. Je kunt hier onder andere de handelsnaam, startdatum en geregistreerde activiteiten tegenkomen.

De handelsnaam hoeft niet altijd gelijk te zijn aan de statutaire naam. In ons artikel over handelsnaam en bedrijfsnaam leggen we uit hoe dit verschil werkt.

Ook informatie over het aantal werkzame personen kan onderdeel zijn van de registratie. Welke informatie zichtbaar is, hangt af van de onderneming.

3. Gegevens van de vestiging

Een onderneming heeft minimaal één vestiging. Wanneer er meerdere vestigingen zijn, wordt één daarvan als hoofdvestiging aangemerkt.

Een vestiging heeft een eigen vestigingsnummer. Daarnaast kunnen onder andere de handelsnaam, het bezoekadres, de activiteiten en de datum waarop de vestiging is gestart worden vermeld.

Het vestigingsnummer is niet hetzelfde als het KVK-nummer. Het KVK-nummer hoort bij de onderneming, terwijl een vestigingsnummer een specifieke vestiging identificeert.

4. Bestuurders en andere functionarissen

Afhankelijk van de rechtsvorm kunnen ook functionarissen op het uittreksel staan. Denk bijvoorbeeld aan een eigenaar, bestuurder of gevolmachtigde.

Dit onderdeel is belangrijk wanneer je wilt controleren wie namens een onderneming bepaalde beslissingen mag nemen. Bij zakelijke overeenkomsten kan vooral de tekenbevoegdheid relevant zijn.

5. Tekenbevoegdheid

Bij een functionaris kan worden vermeld welke bevoegdheid die persoon heeft. Iemand kan bijvoorbeeld zelfstandig bevoegd zijn of alleen gezamenlijk met een andere bestuurder mogen handelen.

Dit is belangrijke informatie wanneer je een overeenkomst met een bedrijf sluit. Je wilt immers controleren of degene die namens het bedrijf tekent daar daadwerkelijk toe bevoegd is.

KVK-nummer en vestigingsnummer zijn verschillend

Deze twee nummers worden makkelijk door elkaar gehaald. Toch hebben ze een andere functie.

Een onderneming met meerdere vestigingen kan dus meerdere vestigingsnummers hebben. Het KVK-nummer van de onderneming blijft daarbij hetzelfde.

Hoe ziet een digitaal KVK-uittreksel eruit?

Een digitaal gewaarmerkt uittreksel wordt als pdf geleverd en bevat een gekwalificeerd elektronisch zegel. Daarmee kan worden gecontroleerd dat het document daadwerkelijk door KVK is afgegeven en niet na ondertekening is gewijzigd.

Een digitaal gewaarmerkt uittreksel heeft volgens KVK juridisch dezelfde status als het papieren gewaarmerkte uittreksel. Het digitale document is geschikt voor officieel gebruik zolang het digitaal wordt gebruikt.

Print je het digitaal gewaarmerkte document uit, dan is het volgens KVK niet meer geschikt voor officieel gebruik. Het digitale waarmerk kan op de geprinte versie namelijk niet worden geverifieerd.

[AFBEELDING 4: digitaal KVK-uittreksel als pdf op een laptopscherm. Zoom in op het elektronische zegel en toon daarnaast digitaal doorsturen met groen vinkje en uitprinten voor officieel gebruik met waarschuwing.]

Hoe ziet een papieren KVK-uittreksel eruit?

Een papieren gewaarmerkt uittreksel is bedoeld om als fysiek officieel document te gebruiken. De informatie over de onderneming is in principe dezelfde soort geregistreerde informatie als op de digitale versie.

Het verschil zit vooral in het waarmerk en de manier waarop je het document ontvangt en gebruikt. Controleer daarom vooraf welke versie de organisatie die om het uittreksel vraagt accepteert.

Gewaarmerkt en niet-gewaarmerkt uittreksel

Niet ieder KVK-uittreksel heeft dezelfde functie. Wanneer je alleen informatie over een ander bedrijf wilt controleren, kan een niet-gewaarmerkte versie voldoende zijn.

Heb je officieel bewijs van inschrijving nodig, dan kan een digitaal of papieren gewaarmerkt uittreksel nodig zijn. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin een bank of andere organisatie om officieel bewijs vraagt.

Vraag altijd aan de ontvangende organisatie welk document nodig is. Niet iedere organisatie accepteert namelijk automatisch een digitaal uittreksel.

Hoe oud mag een KVK-uittreksel zijn?

Een KVK-uittreksel toont de geregistreerde gegevens op het moment waarop het document wordt opgevraagd. Verandert er daarna iets aan het bedrijf, dan geeft het oude document niet meer de actuele situatie weer.

KVK geeft aan dat uittreksels zelf onbeperkt rechtsgeldig zijn, maar dat bedrijven in de praktijk vaak vragen om een uittreksel dat niet ouder is dan één maand. Controleer daarom altijd welke eis de organisatie stelt waarvoor je het document nodig hebt.

Waar vind je een officieel voorbeeld?

KVK heeft zelf voorbeelden beschikbaar van verschillende uittreksels uit het Handelsregister. Deze zijn handig wanneer je wilt controleren hoe een echt document is opgebouwd.

Bekijk de officiële voorbeelden van KVK-uittreksels

Wil je zelf een document aanvragen? In onze uitleg over een uittreksel van je KVK-inschrijving lees je hoe het bestellen werkt en welke versie je nodig hebt.

Zo lees je een KVK-uittreksel

Kijk bij een KVK-uittreksel niet alleen naar de bedrijfsnaam en het adres. Controleer ook het KVK-nummer, de rechtsvorm, vestigingsgegevens en, wanneer relevant, wie namens de onderneming mag tekenen.

Vooral bij een nieuwe zakenrelatie kan deze informatie nuttig zijn. Zo krijg je een beter beeld van de onderneming waarmee je een overeenkomst wilt aangaan.