Als ondernemer maak je kosten om je bedrijf te kunnen runnen. Denk aan software, een laptop, verzekeringen, zakelijke reizen en kantoorruimte. Veel van deze zakelijke kosten zijn aftrekbaar, waardoor je belastbare winst lager wordt. Toch mag je niet zomaar iedere aankoop als zakelijke kosten opvoeren.
In dit artikel lees je welke zakelijke kosten je mag aftrekken, welke kosten maar deels aftrekbaar zijn en welke uitgaven niet aftrekbaar zijn. Ook leggen we uit hoe het zit met btw, zakelijke kilometers en grotere aankopen.
Wat zijn aftrekbare zakelijke kosten?
De hoofdregel is eigenlijk vrij simpel: kosten die je maakt voor het zakelijke belang van je onderneming zijn in principe aftrekbaar.
Volgens de Belastingdienst moeten de kosten binnen redelijke grenzen nodig zijn voor je onderneming of rechtstreeks betrekking hebben op je bedrijf. Privé-uitgaven zijn niet aftrekbaar.
Door zakelijke kosten af te trekken, verlaag je de winst waarover je belasting betaalt.
Een eenvoudig voorbeeld:
Je onderneming heeft in een jaar een omzet van €80.000 en je maakt €20.000 aan aftrekbare zakelijke kosten.
Je houdt dan vóór andere fiscale correcties en aftrekposten een winst over van:
€80.000 – €20.000 = €60.000
Je betaalt dus niet over de volledige €80.000 inkomstenbelasting.
Welke zakelijke kosten zijn aftrekbaar?
Er zijn veel verschillende uitgaven die je als ondernemer kunt maken. Veel voorkomende volledig aftrekbare zakelijke kosten zijn bijvoorbeeld:
- huur van een bedrijfsruimte
- zakelijke verzekeringen
- boekhouder of accountant
- zakelijke software
- hosting en domeinnamen
- reclame- en marketingkosten
- kantoorartikelen
- vakliteratuur
- onderhoudskosten
- zakelijke adviezen
- inschrijving in het Handelsregister
- zakelijke reizen met het openbaar vervoer
De Belastingdienst noemt onder andere bedrijfsruimte, verzekeringen, onderhoud, zakelijke adviezen en reizen met het openbaar vervoer als voorbeelden.
Het belangrijkste is dat je kunt uitleggen waarom een uitgave zakelijk is.
Laptop, telefoon en andere apparatuur
Een laptop, monitor, printer of zakelijke telefoon kan ook een zakelijke uitgave zijn.
Gebruik je een product zowel zakelijk als privé? Dan kan het nodig zijn om onderscheid te maken tussen het zakelijke en het privégebruik. Bij gemengde kosten is in principe alleen het zakelijke gedeelte aftrekbaar.
Voor een telefoon geldt bijvoorbeeld dat een privételefoonabonnement niet zomaar volledig aftrekbaar is. Zakelijke gesprekken die je via dat abonnement voert, kunnen wel aftrekbaar zijn.
Aankopen onder of boven €450
Bij apparatuur is ook de aanschafprijs belangrijk.
Een bedrijfsmiddel met een kostprijs van minder dan €450 mag je normaal gesproken in één keer als kosten verwerken. Kun je de btw terugvragen, dan wordt voor deze grens gekeken naar de prijs exclusief btw.
Koop je bijvoorbeeld een zakelijke monitor van €350 exclusief btw? Dan kun je die kosten in principe direct verwerken.
Koop je een laptop van €1.500 die je meerdere jaren gebruikt? Dan werkt het anders. Je hebt dan normaal gesproken een bedrijfsmiddel waarop je over meerdere jaren afschrijft.
Zijn kosten voor een auto aftrekbaar?
Dat hangt ervan af of je een zakelijke of privéauto gebruikt.
Gebruik je in 2026 je privéauto voor zakelijke ritten, dan mag je volgens de Belastingdienst €0,25 per zakelijke kilometer van je winst aftrekken. In 2025 was dit nog €0,23 per kilometer.
Rijd je bijvoorbeeld 5.000 zakelijke kilometers in 2026?
Dan is de berekening:
5.000 × €0,25 = €1.250 aftrekbare kosten
Bij een auto die tot het ondernemingsvermogen behoort, gelden andere regels. Denk daarbij ook aan regels rondom privégebruik en bijtelling.
Zakelijke lunch of diner aftrekken
Hier ontstaat regelmatig verwarring.
Een zakelijke lunch met een klant kan een zakelijk karakter hebben, maar dergelijke kosten zijn beperkt aftrekbaar.
Voor ondernemers die inkomstenbelasting betalen geldt in 2026 een drempel van €5.700 voor bepaalde kosten, waaronder eten en drinken, representatie en bijvoorbeeld congressen. Je kunt er als ondernemer voor de inkomstenbelasting ook voor kiezen om in plaats van de drempel 80% van deze kosten af te trekken.
Let bovendien op het verschil tussen inkomstenbelasting en btw.
De btw op eten en drinken dat je in een horecagelegenheid gebruikt, kun je normaal gesproken niet als voorbelasting aftrekken.
Een zakelijke lunch kan voor de winstberekening dus deels aftrekbaar zijn, terwijl je de btw op diezelfde lunch niet kunt terugvragen.
Is een thuiswerkplek aftrekbaar?
Hier moet je voorzichtig mee zijn.
Een bureau in een slaapkamer zetten betekent niet automatisch dat je een gedeelte van je woning als zakelijke kosten kunt aftrekken.
De Belastingdienst geeft als uitgangspunt dat een werkruimte thuis niet aftrekbaar is, behalve in specifieke situaties. Er gelden verschillende voorwaarden.
Onder andere de zelfstandigheid van de werkruimte kan daarbij een rol spelen. Een zelfstandige werkruimte moet duidelijk van de rest van de woning te onderscheiden zijn, bijvoorbeeld door een eigen ingang.
Controleer daarom altijd apart of jouw thuiskantoor aan de voorwaarden voldoet.
Welke kosten zijn niet aftrekbaar?
Niet iedere uitgave die handig is voor je werk is automatisch zakelijk.
Voorbeelden van kosten die normaal gesproken niet aftrekbaar zijn:
- privéaankopen
- persoonlijke verzorging
- normale kleding
- zorgverzekering
- kapper
- geldboetes
- algemene literatuur
- privédeel van gemengde uitgaven
De Belastingdienst maakt bijvoorbeeld onderscheid tussen normale kleding en echte werkkleding. Werkkleding kan onder voorwaarden wel aftrekbaar zijn, terwijl gewone kleding niet aftrekbaar is.
Een pak dat je vooral voor zakelijke afspraken draagt, is dus niet automatisch aftrekbare werkkleding.
Mag je kosten van vóór de start van je bedrijf aftrekken?
Ja, dat kan.
Heb je vóór de officiële start van je onderneming al zakelijke kosten gemaakt? Dan kunnen deze kosten onder voorwaarden alsnog aftrekbaar zijn.
Denk bijvoorbeeld aan:
- marktonderzoek
- advies
- ontwikkeling van een website
- voorbereidingen voor je onderneming
Het moet duidelijk zijn dat je de kosten hebt gemaakt met de bedoeling om een onderneming te starten.
Bewaar facturen en bonnetjes uit de aanloopfase daarom goed.
Zakelijke kosten en btw: hoe werkt dat?
De btw en inkomstenbelasting moet je niet door elkaar halen.
Ben je btw-plichtig en gebruik je een aankoop voor omzet die met btw belast is? Dan kun je de betaalde btw vaak als voorbelasting aftrekken. Je moet hiervoor onder andere beschikken over een correcte factuur en de goederen of diensten moeten daadwerkelijk aan je geleverd zijn.
Stel dat je zakelijke software koopt voor:
€100 + €21 btw
Als je de btw volledig mag aftrekken, trek je €21 af via je btw-aangifte. Voor je winstberekening zijn de zakelijke kosten dan €100.
Kun je de btw niet terugvragen? Dan kan bij de inkomstenbelasting juist het bedrag inclusief btw als kosten gelden.
Overzicht: welke zakelijke kosten zijn aftrekbaar?
| Kosten | Aftrekbaar? |
|---|---|
| Zakelijke software | Ja |
| Hosting en domeinnaam | Ja |
| Boekhouder | Ja |
| Bedrijfsruimte | Ja |
| Zakelijke verzekeringen | Ja |
| Vakliteratuur | Ja |
| Openbaar vervoer voor zakelijke reis | Ja |
| Privéauto voor zakelijke rit | €0,25 per km in 2026 |
| Zakelijke lunch | Beperkt |
| Relatiegeschenken | Beperkt |
| Werkruimte thuis | Alleen onder voorwaarden |
| Privételefoonabonnement | Nee |
| Zakelijke gesprekken via privételefoon | Ja |
| Normale kleding | Nee |
| Werkkleding | Ja, onder voorwaarden |
| Persoonlijke verzorging | Nee |
| Geldboetes | Nee |
Bewaar je facturen en bonnetjes
Een laatste punt dat makkelijk wordt vergeten: zorg dat je administratie op orde is.
Je moet kunnen aantonen dat je kosten daadwerkelijk hebt gemaakt én dat deze kosten betrekking hebben op je werkzaamheden. Bewaar daarom facturen, bonnetjes en andere relevante bewijsstukken.
Betaal zakelijke uitgaven waar mogelijk via je zakelijke rekening. Dat maakt je administratie een stuk overzichtelijker.
Zo zit het in de praktijk
De belangrijkste vraag bij een uitgave is: maak ik deze kosten voor mijn onderneming of vooral voor mezelf?
Is de uitgave volledig zakelijk, dan kun je de kosten vaak volledig aftrekken. Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, dan is meestal alleen het zakelijke gedeelte aftrekbaar. Voor bepaalde uitgaven, zoals zakelijke lunches, representatie en een werkruimte thuis, gelden aparte regels.
Twijfel je over een grotere of ongebruikelijke uitgave? Controleer dan de actuele regels bij de Belastingdienst over zakelijke kosten of bespreek de uitgave met je boekhouder. Zo voorkom je dat je kosten aftrekt die achteraf niet aftrekbaar blijken te zijn.