Een KVK-uittreksel is een document met de belangrijkste gegevens van een bedrijf of organisatie uit het Handelsregister. Je kunt een KVK-uittreksel opvragen als je officieel bewijs van een inschrijving nodig hebt, maar ook om bijvoorbeeld de gegevens en tekenbevoegdheid van een ander bedrijf te controleren.
KVK biedt verschillende soorten uittreksels aan. Welk uittreksel je nodig hebt, hangt vooral af van de vraag of je de gegevens alleen wilt bekijken of het document als officieel bewijs moet gebruiken.
Inhoudsopgave
1. Wat is een KVK-uittreksel?2. Wanneer heb je een KVK-uittreksel nodig?3. KVK-uittreksel opvragen in 5 stappen4. Welk KVK-uittreksel heb je nodig?5. Wat staat er op een KVK-uittreksel?6. Wat kost een KVK-uittreksel?7. Kun je een KVK-uittreksel gratis opvragen?8. Digitaal of op papier: wat is het verschil?9. Hoe lang is een KVK-uittreksel geldig?10. Kan iedereen een KVK-uittreksel opvragen?11. Waarom zou je het uittreksel van een ander bedrijf bekijken?12. Staat het RSIN op een KVK-uittreksel?13. KVK-uittreksel kwijt: moet je een nieuwe aanvragen?14. Zo vraag je het juiste uittreksel op
Wat is een KVK-uittreksel?
Een KVK-uittreksel, officieel een Uittreksel Handelsregister, is een overzicht van gegevens die op het moment van aanvragen over een bedrijf of organisatie in het Handelsregister staan. Denk aan de bedrijfsnaam, het adres, de rechtsvorm, de oprichtingsdatum en informatie over de onderneming en vestigingen.
Bij veel ondernemingen bevat het uittreksel ook informatie over eigenaren, bestuurders of andere functionarissen. Je kunt hierdoor bijvoorbeeld controleren wie bevoegd is om namens een bedrijf bepaalde overeenkomsten te sluiten.
Een KVK-uittreksel is niet hetzelfde als je inschrijving bij KVK. Je schrijft je onderneming in het Handelsregister in, waarna je een uittreksel kunt opvragen waarop de geregistreerde gegevens staan.
In het kort
| Onderdeel | Betekenis |
|---|---|
| KVK-inschrijving | Registratie van een bedrijf of organisatie in het Handelsregister |
| KVK-nummer | Uniek nummer van een ingeschreven bedrijf of organisatie |
| KVK-uittreksel | Document met geregistreerde gegevens uit het Handelsregister |
| Gewaarmerkt uittreksel | Officieel bewijs van de geregistreerde gegevens |
| Niet-gewaarmerkt uittreksel | Bedoeld om geregistreerde gegevens te bekijken |
Wanneer heb je een KVK-uittreksel nodig?
Een organisatie kan om een KVK-uittreksel vragen om te controleren of je onderneming daadwerkelijk staat ingeschreven en welke gegevens geregistreerd zijn. KVK noemt onder andere bankzaken en een subsidieaanvraag als situaties waarin officieel bewijs nodig kan zijn.
Ook bij het afsluiten van zakelijke overeenkomsten kan een uittreksel worden gevraagd. De ontvangende partij kan daarmee bijvoorbeeld controleren wie namens de onderneming tekenbevoegd is.
Je kunt zelf ook een uittreksel van een andere onderneming bekijken. Dat kan nuttig zijn voordat je een belangrijke samenwerking of overeenkomst aangaat.
KVK-uittreksel opvragen in 5 stappen
Een KVK-uittreksel kun je rechtstreeks via KVK opvragen. Controleer vooraf of je alleen bedrijfsgegevens wilt bekijken of dat de ontvangende organisatie een officieel gewaarmerkt document verlangt.
1. Zoek het bedrijf op
Ga naar KVK en zoek de onderneming waarvan je een uittreksel nodig hebt. Je kunt bedrijven onder andere vinden met de bedrijfsnaam, het KVK-nummer of het adres.
2. Controleer of je het juiste bedrijf hebt
Controleer de bedrijfsgegevens voordat je verdergaat. Dit is vooral belangrijk wanneer meerdere bedrijven een vergelijkbare handelsnaam hebben.
3. Kies het soort uittreksel
Vervolgens kies je welk type uittreksel je nodig hebt. Je kunt onder andere kiezen tussen gegevens online inzien en een digitaal of papieren gewaarmerkt uittreksel.
4. Rond de bestelling af
Volg de betaal- en bestelstappen van KVK. Voor sommige producten of bestelmethoden gelden aanvullende voorwaarden rond inloggen en betalen.
5. Ontvang of bekijk het uittreksel
Een digitaal gewaarmerkt uittreksel ontvang je als pdf via e-mail. Een papieren gewaarmerkt uittreksel wordt op papier geleverd, terwijl een niet-gewaarmerkt uittreksel bedoeld is om de gegevens online te bekijken.
Welk KVK-uittreksel heb je nodig?
Dit is een belangrijke keuze. Een overzicht dat je alleen online bekijkt heeft namelijk niet dezelfde functie als een officieel gewaarmerkt uittreksel.
| Type | Waarvoor geschikt? | Officieel bewijs? | Levering |
|---|---|---|---|
| Online inzien | Bedrijfsgegevens controleren | Nee | Direct online |
| Digitaal gewaarmerkt | Officieel digitaal bewijs | Ja | Pdf via e-mail |
| Papier gewaarmerkt | Officieel bewijs op papier | Ja | Per post |
Wil je alleen controleren met wie je zakendoet, dan kan online inzien voldoende zijn. Heb je het document nodig voor bijvoorbeeld een bank, subsidie of andere formele aanvraag, controleer dan welke gewaarmerkte versie wordt geaccepteerd.
Vraag dit bij twijfel altijd aan de organisatie die het document van je verlangt. Die organisatie bepaalt uiteindelijk welke versie zij accepteert en hoe recent het uittreksel moet zijn.
Wat staat er op een KVK-uittreksel?
Welke gegevens precies op een KVK-uittreksel staan, verschilt per rechtsvorm en type onderneming. Een eenmanszaak ziet er juridisch immers anders uit dan bijvoorbeeld een bv.
Je kunt onder andere de volgende informatie tegenkomen:
- bedrijfsnaam;
- adresgegevens;
- oprichtingsdatum;
- rechtsvorm;
- informatie over de onderneming;
- hoofdvestiging en eventuele andere vestigingen;
- functionarissen;
- tekenbevoegdheid;
- bijzondere gebeurtenissen die voor de registratie van toepassing zijn.
Niet ieder onderdeel staat bij iedere onderneming op dezelfde manier vermeld. Wil je precies zien hoe het document is opgebouwd, dan behandelen we dit apart aan de hand van een voorbeeld van een KVK-uittreksel.
Wat kost een KVK-uittreksel?
Voor een officieel KVK-uittreksel betaal je een bedrag aan KVK. De tarieven kunnen jaarlijks veranderen, waardoor je voor het actuele bedrag het beste het tarievenoverzicht van KVK controleert.
Een digitaal gewaarmerkt uittreksel kost in 2026 €9,60. Dit is een officieel bewijs van inschrijving en is juridisch gelijk aan het papieren gewaarmerkte uittreksel.
Let op dat de kosten voor een uittreksel iets anders zijn dan de kosten voor het inschrijven van een nieuwe onderneming. Voor een nieuwe inschrijving in het Handelsregister rekent KVK in 2026 een eenmalige inschrijfvergoeding van €85,15.
Kun je een KVK-uittreksel gratis opvragen?
Je kunt niet ieder officieel KVK-uittreksel gratis downloaden. Staat je eigen organisatie ingeschreven in het Handelsregister, dan kun je via Mijn KVK wel gratis je eigen geregistreerde gegevens bekijken.
Ondernemers kunnen daarnaast via de KVK Bedrijvencheck een beperkt aantal keren per jaar gratis gegevens van ondernemingen bekijken. Dit is niet hetzelfde als een digitaal gewaarmerkt uittreksel dat als officieel bewijs kan worden gebruikt.
Ook bepaalde openbare basisgegevens zijn zonder betaald uittreksel te vinden. Denk bijvoorbeeld aan de handelsnaam en het KVK-nummer.
Digitaal of op papier: wat is het verschil?
De geregistreerde bedrijfsinformatie in een digitaal en papieren gewaarmerkt uittreksel is hetzelfde. Het belangrijkste verschil zit in de manier waarop het document wordt gewaarmerkt en geleverd.
Een digitaal gewaarmerkt uittreksel is een pdf met een gekwalificeerd elektronisch zegel. Dit document is geschikt voor officieel gebruik en juridisch gelijk aan de papieren gewaarmerkte versie.
Let op met printen
Een belangrijk detail is dat een digitaal gewaarmerkt KVK-uittreksel zijn functie als digitaal gewaarmerkt document verliest wanneer je het uitprint. Het elektronische waarmerk kan op een print namelijk niet op dezelfde manier worden gecontroleerd.
Wil je een digitaal gewaarmerkt uittreksel officieel gebruiken, stuur dan het digitale bestand door. Controleer wel vooraf of de ontvangende organisatie een digitale versie accepteert.
Hoe lang is een KVK-uittreksel geldig?
Een KVK-uittreksel toont de geregistreerde bedrijfsgegevens op het moment waarop het document wordt opgevraagd. De gegevens van een onderneming kunnen daarna veranderen, bijvoorbeeld wanneer een bestuurder, adres of andere registratie wordt gewijzigd.
Daarom bepaalt de organisatie die het uittreksel ontvangt meestal hoe recent het document moet zijn. Volgens KVK vragen de meeste organisaties om een uittreksel dat niet ouder is dan één maand.
Dit betekent niet dat een ouder document na precies één maand automatisch juridisch ongeldig wordt. Het gaat er vooral om of de ontvangende organisatie het document nog accepteert en of de gegevens nog actueel genoeg zijn.
En het digitale zegel?
Bij een digitaal gewaarmerkt uittreksel is het elektronische zegel zelf voor onbepaalde tijd te controleren. Dat staat los van de vraag hoe recent de bedrijfsinformatie op het uittreksel is.
Een document kan technisch dus nog authentiek zijn, terwijl een bank of andere organisatie toch om een nieuwer uittreksel vraagt.
Kan iedereen een KVK-uittreksel opvragen?
Veel informatie uit het Handelsregister is openbaar en bedrijven kunnen door anderen worden opgezocht. Een uittreksel kan daarom ook worden gebruikt om informatie over een mogelijke klant, leverancier of zakenpartner te controleren.
Dat betekent niet dat alle gegevens die KVK bezit openbaar zijn. Voor bepaalde niet-openbare informatie gelden beperkingen en hebben alleen bevoegde organisaties of personen toegang.
Waarom zou je het uittreksel van een ander bedrijf bekijken?
Stel dat je een grote opdracht krijgt van een onderneming waarmee je nog nooit hebt gewerkt. Voordat je een overeenkomst sluit, wil je controleren of de onderneming bestaat en of de persoon tegenover je daadwerkelijk namens het bedrijf mag handelen.
Een uittreksel kan dan informatie geven over bijvoorbeeld de onderneming, functionarissen en tekenbevoegdheid. Zo verklein je de kans dat je een belangrijke overeenkomst sluit met iemand die daar namens het bedrijf helemaal niet toe bevoegd is.
Voorbeeld
Stel dat Mark namens Voorbeeld Retail B.V. een contract van €40.000 met jouw bedrijf wil afsluiten. Op het uittreksel controleer je of Voorbeeld Retail B.V. correct geregistreerd staat en welke informatie over de bevoegdheid van Mark is opgenomen.
Staat het RSIN op een KVK-uittreksel?
Een RSIN is een identificatienummer voor bepaalde rechtspersonen en samenwerkingsverbanden. Niet iedere onderneming heeft daarom automatisch een RSIN.
Een eenmanszaak krijgt bijvoorbeeld geen RSIN. In ons artikel over het RSIN-nummer van een eenmanszaak leggen we uit waarom dat zo is en welke nummers een eenmanszaak wel gebruikt.
Dit verschil is belangrijk wanneer je gegevens van verschillende rechtsvormen vergelijkt. Een eenmanszaak en bv kunnen allebei in het Handelsregister staan, maar zijn juridisch niet hetzelfde ingericht.
KVK-uittreksel kwijt: moet je een nieuwe aanvragen?
Heb je het digitale bestand nog en wordt dit door de ontvangende organisatie geaccepteerd, dan hoef je niet puur vanwege de leeftijd van het bestand automatisch een nieuwe versie te kopen. Controleer wel of de organisatie een maximale ouderdom heeft vastgesteld.
Zijn de bedrijfsgegevens ondertussen veranderd of vraagt de organisatie bijvoorbeeld om een uittreksel van maximaal één maand oud? Dan heb je een nieuw uittreksel nodig met de actuele registratie.
Zo vraag je het juiste uittreksel op
Bepaal eerst waarvoor je het KVK-uittreksel nodig hebt en vraag daarna pas de juiste versie op. Alleen gegevens controleren vraagt iets anders dan een officieel bewijs leveren aan bijvoorbeeld een bank of andere organisatie.
Controleer bij formeel gebruik altijd welke versie wordt geaccepteerd en hoe recent het document moet zijn. Daarmee voorkom je dat je voor het verkeerde uittreksel betaalt en vervolgens alsnog een nieuwe versie moet aanvragen.