AFAS en Mailchimp kun je koppelen via een bestaande integratie of met een eigen koppeling via de API’s van AFAS en Mailchimp. Daarmee kun je bijvoorbeeld contacten uit AFAS automatisch naar Mailchimp sturen. Welke oplossing geschikt is, hangt vooral af van welke gegevens je wilt synchroniseren en in welke richting.
▼
Er is niet één standaardmanier om AFAS en Mailchimp met elkaar te verbinden. In de praktijk zijn er drie routes.
▼
Begin daarom niet direct met het aanmaken van API-tokens of connectoren.
▼
Bepaal eerst wat je vanuit AFAS naar Mailchimp wilt sturen.
▼
Voor veel bedrijven is de belangrijkste datastroom:
▼
AFAS → Mailchimp
▼
AFAS bevat bijvoorbeeld je organisaties, personen en andere relatiegegevens. Mailchimp gebruik je vervolgens voor e-mailmarketing.
▼
Je kunt denken aan gegevens zoals:
▼
Welke gegevens daadwerkelijk beschikbaar zijn, hangt af van je AFAS-inrichting en de gekozen koppeling.
▼
Dat onderscheid is belangrijk.
▼
Een eenvoudige integratie kan bijvoorbeeld alleen een naam en e-mailadres synchroniseren, terwijl een uitgebreidere koppeling aanvullende gegevens kan gebruiken.
▼
Stel dat je in AFAS de volgende relatie hebt:
▼
Bedrijf: De Vries Installatie B.V.
Contactpersoon: Sophie de Vries
E-mail: sophie@voorbeeld.nl
Relatietype: Klant
Branche: Installatie
Status: Actief
Contactpersoon: Sophie de Vries
E-mail: sophie@voorbeeld.nl
Relatietype: Klant
Branche: Installatie
Status: Actief
▼
Je wilt deze informatie gebruiken voor e-mailmarketing.
▼
De datastroom kan er dan zo uitzien:
▼
AFAS
▼
Sophie de Vries
Klant
Installatie
Actief
Klant
Installatie
Actief
▼
AFAS-Mailchimp-koppeling
▼
Mailchimp
▼
Contact: Sophie de Vries
Type: Klant
Branche: Installatie
Status: Actief
Type: Klant
Branche: Installatie
Status: Actief
▼
Segment: actieve klanten in de installatiebranche
▼
Gerichte e-mailcampagne
Zo hoef je klantgegevens niet steeds handmatig vanuit AFAS te exporteren en in Mailchimp te importeren.
▼
Je hoeft niet altijd zelf een integratie te bouwen. Er bestaan externe oplossingen waarmee AFAS Profit en Mailchimp gekoppeld kunnen worden.
▼
Dat is vaak de eerste route om te onderzoeken.
▼
Het voordeel is dat de technische koppeling al is ontwikkeld. Je hoeft dan niet zelf de AFAS API en Mailchimp API aan elkaar te knopen.
▼
Controleer wel precies wat een bestaande koppeling ondersteunt.
▼
Stel minimaal deze vragen:
▼
Welke AFAS-gegevens worden gesynchroniseerd?
▼
Kunnen we zelf velden kiezen?
▼
Naar welke Mailchimp Audience gaan de contacten?
▼
Worden bestaande contacten bijgewerkt?
▼
Hoe worden uitschrijvingen verwerkt?
▼
Hoe vaak worden gegevens gesynchroniseerd?
▼
Werkt de synchronisatie alleen van AFAS naar Mailchimp of ook andersom?
▼
Dat een aanbieder een “AFAS-Mailchimp-koppeling” aanbiedt, betekent namelijk niet dat iedere mogelijke datastroom automatisch wordt ondersteund.
▼
Er zijn gespecialiseerde leveranciers die koppelingen tussen AFAS en Mailchimp aanbieden.
▼
Zo heeft Combidesk een integratie voor AFAS Profit Online en Mailchimp. Voor de inrichting gebruikt deze oplossing onder andere de AppConnector-functionaliteit van AFAS.
▼
Ook Linkwize biedt verschillende AFAS-Mailchimp-koppelingen. De mogelijkheden verschillen per aangeboden oplossing.
▼
Vergelijk zulke koppelingen daarom vooral op datastroom en functionaliteit, niet alleen op prijs.
▼
Heb je specifieke wensen die een bestaande koppeling niet ondersteunt? Dan kun je een eigen integratie bouwen.
▼
AFAS biedt hiervoor een API waarmee externe applicaties gegevens met Profit kunnen uitwisselen.
▼
Daarbij spelen drie begrippen een belangrijke rol:
▼
AppConnector
▼
GetConnector
▼
UpdateConnector
Ze hebben ieder een andere functie.
▼
De AppConnector bepaalt welke onderdelen van AFAS een externe applicatie mag gebruiken.
▼
Je kunt het zien als de toegangspoort van de koppeling.
▼
Voor een externe toepassing maak je in AFAS een AppConnector aan. Vervolgens bepaal je welke GetConnectoren en eventueel UpdateConnectoren gebruikt mogen worden.
▼
AFAS adviseert voor verschillende externe toepassingen aparte AppConnectoren te gebruiken.
▼
Authenticatie kan vervolgens plaatsvinden met een token.
▼
De structuur wordt bijvoorbeeld:
▼
Mailchimp-integratie
▼
Token
▼
AFAS AppConnector
▼
Toegang tot geselecteerde connector
Zo hoeft een externe applicatie niet onbeperkt toegang tot je volledige AFAS-omgeving te krijgen.
▼
Wil je klantgegevens uit AFAS halen, dan is de GetConnector belangrijk.
▼
Een GetConnector is een endpoint waarmee een externe applicatie gegevens uit AFAS Profit kan opvragen. Je bepaalt daarbij welke gegevens beschikbaar worden gemaakt.
▼
Stel dat je voor Mailchimp alleen nodig hebt:
▼
Dan kun je de gegevens die de integratie nodig heeft daarop afstemmen.
▼
De stroom wordt:
▼
AFAS Profit
▼
AppConnector
▼
GetConnector
▼
klantgegevens
▼
integratie
▼
Mailchimp API
▼
Mailchimp-contact
AFAS kan gegevens vanuit een GetConnector onder andere via REST in JSON-formaat beschikbaar maken. De externe toepassing verwerkt deze informatie vervolgens en stuurt de benodigde gegevens naar Mailchimp.
▼
AFAS geeft bovendien aan dat je alleen gewijzigde gegevens kunt ophalen. Dat kan bij grotere databases interessant zijn, omdat je niet bij iedere synchronisatie alle records opnieuw hoeft te verwerken.
▼
Een GetConnector haalt informatie uit AFAS.
▼
Een UpdateConnector werkt de andere kant op. Hiermee kan een externe toepassing gegevens in AFAS toevoegen, wijzigen of verwijderen, voor zover de gebruikte connector dit ondersteunt.
▼
Het verschil is dus:
▼
GetConnector
AFAS → externe applicatie
AFAS → externe applicatie
▼
UpdateConnector
Externe applicatie → AFAS
Externe applicatie → AFAS
▼
Wil je alleen contacten vanuit AFAS naar Mailchimp sturen? Dan heb je niet automatisch een UpdateConnector nodig.
▼
Wil je gegevens vanuit je integratie terugschrijven naar AFAS? Dan kan een UpdateConnector relevant worden.
▼
Dat maakt de technische inrichting meteen een stuk uitgebreider.
▼
Dit is een van de belangrijkste keuzes die je vooraf moet maken.
▼
Dit is relatief eenvoudig.
▼
Bijvoorbeeld:
▼
Nieuwe klant in AFAS
▼
Klantgegevens ophalen
▼
Contact naar Mailchimp
▼
Contact in juiste doelgroep
▼
E-mailmarketing
AFAS blijft dan de belangrijkste bron voor de klantgegevens.
▼
Bij tweerichtingssynchronisatie worden gegevens niet alleen vanuit AFAS naar Mailchimp gestuurd. Bepaalde informatie moet ook terug kunnen.
▼
Dat roept direct extra vragen op.
▼
Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een e-mailadres in Mailchimp wordt gewijzigd, terwijl in AFAS nog het oude adres staat?
▼
Welke versie is leidend?
▼
Dat moet vooraf duidelijk zijn.
▼
Anders kunnen twee systemen elkaar blijven overschrijven.
▼
Dit is een belangrijk onderdeel dat bij integraties makkelijk wordt vergeten.
▼
Stel:
▼
AFAS:
sophie@bedrijf.nl
sophie@bedrijf.nl
▼
Mailchimp:
sophie@nieuwbedrijf.nl
sophie@nieuwbedrijf.nl
▼
Welke waarde klopt?
▼
Je kunt niet zomaar aannemen dat de nieuwste waarde altijd de juiste is.
▼
Bepaal daarom per gegeven waar de waarheid ligt.
▼
Bijvoorbeeld:
▼
Dit wordt ook wel het source of truth-principe genoemd.
▼
Een goede koppeling voorkomt dat dezelfde gegevens op verschillende plekken handmatig worden beheerd.
▼
Een relatie in AFAS is niet automatisch hetzelfde als iemand die marketingmails moet ontvangen.
▼
Je kunt bijvoorbeeld honderden klanten, leveranciers, medewerkers en andere relaties in AFAS hebben.
▼
Dat betekent niet dat je ze allemaal automatisch als subscribed contact naar Mailchimp moet sturen.
▼
Je moet daarom bepalen welke contacten in aanmerking komen voor je e-mailmarketing en op welke grond je hen mag benaderen.
▼
Een eenvoudige datastroom als:
▼
Iedere nieuwe AFAS-relatie → subscribed in Mailchimp
▼
kan daardoor verkeerd zijn.
▼
Beter is:
▼
AFAS-relatie
▼
Voldoet aan ingestelde voorwaarden?
▼
Ja
▼
Naar Mailchimp met passende marketingstatus
Welke juridische grondslag nodig is, hangt af van de situatie en het type communicatie. Controleer dit dus binnen je eigen situatie.
▼
Alleen gegevens synchroniseren levert nog weinig op.
▼
De waarde ontstaat wanneer je die informatie gebruikt.
▼
Stel dat je vanuit AFAS deze velden meestuurt:
▼
Relatietype: Klant
Branche: Bouw
Status: Actief
Regio: Utrecht
Branche: Bouw
Status: Actief
Regio: Utrecht
▼
Je kunt in Mailchimp vervolgens een doelgroep maken op basis van relevante gegevens.
▼
Bijvoorbeeld:
▼
Relatietype = Klant
▼
Status = Actief
▼
Branche = Bouw
▼
Segment: actieve klanten in de bouw
Die doelgroep kun je gebruiken wanneer je een Mailchimp nieuwsbrief maakt voor een specifieke groep.
▼
Je hoeft dan niet iedere keer handmatig een adressenbestand uit AFAS te exporteren.
▼
Voordat je daadwerkelijk begint met installeren of ontwikkelen, moet de gewenste datastroom duidelijk zijn.
▼
Controleer daarom:
▼
☐ Welke AFAS-contacten moeten naar Mailchimp?
▼
☐ Welke contacten juist niet?
▼
☐ Welke velden wil je synchroniseren?
▼
☐ Welke Audience gebruik je in Mailchimp?
▼
☐ Gebruik je tags, groups, velden of segmenten?
▼
☐ Is AFAS het leidende systeem voor klantgegevens?
▼
☐ Gaat informatie alleen van AFAS naar Mailchimp?
▼
☐ Of moet informatie ook terug?
▼
☐ Hoe vaak moet synchronisatie plaatsvinden?
▼
☐ Wat gebeurt er als een e-mailadres verandert?
▼
☐ Wat gebeurt er met uitgeschreven contacten?
▼
☐ Hoe wordt de marketingstatus verwerkt?
▼
☐ Wat gebeurt er wanneer de koppeling een fout geeft?
▼
☐ Wie beheert de integratie?
▼
Als je deze vragen vooraf niet kunt beantwoorden, is het waarschijnlijk te vroeg om de technische koppeling te bouwen.
▼
Test een AFAS-Mailchimp-integratie niet alleen met één nieuw contact.
▼
Er zijn meerdere situaties die je wilt controleren.
▼
Test ook verschillende typen relaties als je AFAS-omgeving die bevat.
▼
Een leverancier moet bijvoorbeeld niet per ongeluk in dezelfde marketingdoelgroep terechtkomen als een klant omdat beide een e-mailadres hebben.
▼
Werkt de koppeling niet zoals verwacht? Controleer de volledige keten.
▼
Contact staat in AFAS
▼
Komt het contact voor in de gebruikte GetConnector?
▼
Ja
▼
Heeft de AppConnector toegang tot deze GetConnector?
▼
Ja
▼
Werkt de authenticatie?
▼
Ja
▼
Ontvangt de integratie de gegevens?
▼
Ja
▼
Klopt de field mapping?
▼
Ja
▼
Is de juiste Mailchimp Audience ingesteld?
▼
Ja
▼
Klopt de marketingstatus?
▼
Ja
▼
Controleer foutmeldingen en synchronisatielogs
Door deze volgorde te gebruiken voorkom je dat je direct Mailchimp gaat aanpassen terwijl het probleem bijvoorbeeld al bij de AFAS GetConnector zit.
📋 Inhoudsopgave
Bestaande koppeling of zelf ontwikkelen?
Een bestaande koppeling is vaak de eerste optie om te onderzoeken.
Als deze precies de gegevens synchroniseert die je nodig hebt, is zelf ontwikkelen mogelijk onnodig.
Maatwerk wordt interessanter wanneer je bijvoorbeeld:
- specifieke AFAS-velden nodig hebt;
- afwijkende synchronisatieregels gebruikt;
- meerdere systemen combineert;
- gegevens in beide richtingen wilt verwerken;
- eigen bedrijfslogica wilt toepassen.
Neem bij maatwerk ook het onderhoud mee.
Een eigen koppeling moet niet alleen gebouwd worden. Je moet hem ook blijven controleren wanneer AFAS, Mailchimp of je eigen processen veranderen.
Kijk daarom niet alleen naar de ontwikkelkosten van vandaag.
Richt eerst de datastroom in, daarna de techniek
AFAS en Mailchimp koppelen begint niet bij een API-token. Begin met bepalen welke contacten naar Mailchimp moeten, welke gegevens daarbij nodig zijn en welk systeem voor ieder gegeven leidend is.
Voor veel organisaties is een bestaande AFAS-Mailchimp-koppeling de eenvoudigste route. Heb je specifieke processen of afwijkende datastromen, dan kun je via de AppConnector, GetConnectoren en de API van AFAS een eigen integratie bouwen.
Zorg in beide gevallen dat je ook wijzigingen, uitschrijvingen en fouten test. Een goede koppeling moet namelijk niet alleen bij de eerste synchronisatie werken, maar ook daarna betrouwbare gegevens blijven uitwisselen.